نحوه اضافه کردن امضای دیجیتال به اسناد آفیس

نحوه اضافه کردن امضای دیجیتال به اسناد آفیس

اسناد اداری گاهی به عنوان اسناد قانونی مورد استفاده قرار می گیرند.  و اغلب نیاز به امضا دارند. یا گاهی اوقات، ممکن است بخواهید یک امضای نامرئی برای محافظت از یکپارچگی سند اضافه کنید. شما می توانید در برخی از برنامه های Office این کار را انجام دهید. ما در این مقاله نحوه اضافه کردن امضای دیجیتال به اسناد آفیس را به شما آموزش خواهیم داد.

نحوه اضافه کردن امضای دیجیتال به ورد و اکسل

مایکروسافت ورد و اکسل هر دو به شما امکان می دهد خط امضا و امضای دیجیتال را در سند ورد یا اکسل وارد کنید. شما همچنین به یک امضای دیجیتال برای درج در خط امضا نیاز دارید. در اینجا همه چیزهایی که باید انجام دهید وجود دارد.

ایجاد خط امضا ( Signature Line )

ابتدا فایلی را که می خواهید خط امضا را به آن اضافه کنید باز کنید. و سپس مکان نما را در جایی که می خواهید آن را درج کنید قرار دهید. سپس، روی Signature Line که در گروه Text تب Insert  کلیک کنید.

پنجره Signature Setup ظاهر می شود. شما باید این فیلدها را پر کنید.

Suggested Signer : نام شخصی که سند را امضا می کند.

Suggested Signer’s Title :عنوان امضاکننده.

Suggested Signer’s Email Address : ایمیل امضاکننده.

Instructions to the Signer :می‌توانید هر دستورالعمل خاصی را که می‌خواهید امضاکننده قبل از امضا بداند، در اینجا اضافه کنید.

همچنین می توانید گزینه های زیر را تیک بزنید.

Allow the Signer to Add Comments in the Sign Dialog : امضاکننده سند همچنین می‌تواند هدف امضای خود را اضافه کند.

Show Sign Date in Signature Line :  پس از امضای سند، تاریخ امضای آن ظاهر می شود.

هنگامی که همه چیز را پر کردید، روی دکمه Ok در پایین پنجره کلیک کنید.

سپس خط امضا ظاهر می شود.

فایل را برای فردی که باید سند را امضا کند ارسال کنید. یا، اگر شما کسی هستید که سند را امضا می کند، ادامه دهید.

اضافه کردن امضای دیجیتال خود به فایل ورد و اکسل

اگر از قبل امضای دیجیتالی ندارید، پیامی از آفیس دریافت می‌کنید که به شما می‌گوید هر زمان که روی خط امضا دوبار کلیک می‌کنید، باید آن را امضا کنید.

اگر Yes را انتخاب کنید.شما را به سایت پشتیبانی رسمی می‌آورد،.جایی که مزایای شناسه دیجیتال را به همراه چند مرجع تأیید شده توصیه شده که واجد شرایط صدور گواهی‌های دیجیتال هستند، توضیح می‌دهد. در مستندات، GlobalSign و IdenTrust وجود دارد.

شناسه دیجیتالی از یک مرجع تایید شده با امضای دستی متفاوت است . زیرا کدی را به سند اضافه می کند که نشان می دهد در واقع شخص امضا کننده خود شما بوده اید، نه شخصی که وانمود می کند شما هستید .

نکته :

برای درج این امضای دیجیتال، روی خط امضا دوبار کلیک کنید. یک پاپ آپ ظاهر می شود. در اینجا، روی Sign کلیک کنید.

سند اکنون امضا شده است.

برای حذف آن امضا، فقط سند را ویرایش کنید. پس از ویرایش سند، امضا به طور خودکار حذف می شود. این برای حفظ اصالت سند و همچنین محافظت از شخصی است که سند اصلی را امضا کرده است.

اگر می خواهید یک امضای کشیده یا تایپ شده وارد کنید. می توانید این کار را نیز انجام دهید. در حالی که صحت امضا را ثابت نمی کند، سایت های مختلفی وجود دارند که به شما اجازه می دهند یک امضا بکشید یا تایپ کنید. و سپس آن را به عنوان یک تصویر دانلود کنید. از آنجا، شما به سادگی تصویر را از طریق Insert > Picture در سند وارد کرده .و سپس وی آن کلیک کرده و تصویر را بکشید . و روی خط امضا بیندازید

برای اینکه به درستی کار کند، حتما روی نماد Format Options در سمت راست تصویر کلیک کنید .و سپس روی گزینه In Front of Text کلیک کنید.

برای حذف این امضا کافیست با کلیک روی آن با ماوس امضا را انتخاب کنید و سپس کلید Delete را فشار دهید.

نحوه اضافه کردن امضای نامرئی به اسناد ورد و اکسل و پاورپوینت

همچنین می توانید یک امضای نامرئی به سند خود اضافه کنید. این از صحت محتوای داخل سند محافظت می کند. و بر خلاف ویژگی درج یک خط امضا، می توانید یک امضای نامرئی به ارائه های پاورپوینت خود اضافه کنید.

برای انجام این کار، باید یک امضای دیجیتال از یک مرجع معتبر داشته باشید.

ابتدا فایل ورد یا اکسل یا پاورپوینت را که می‌خواهید امضای نامرئی را به آن اضافه کنید، باز کنید. و سپس روی تب File کلیک کنید.

در مرحله بعد، روی Info در قسمت سمت چپ کلیک کنید.

بسته به برنامه ای که استفاده می کنید، متن برای مرحله بعدی متفاوت خواهد بود. اگر در اکسل کار می کنید، روی Protect Workbook کلیک کنید. اگر از پاورپوینت استفاده می کنید، روی Protect Presentation کلیک کنید. یا اگر از Word استفاده می‌کنید، روی Protect Document کلیک کنید.

اکنون در منوی کشویی ظاهر شده روی Add a Digital Signature کلیک کنید.

از آنجا، باید از امضای دیجیتالی که از مرجع تایید شده به دست آورده اید استفاده کنید. اگر از قبل امضای دیجیتال خود را دارید، تنها کاری که اکنون باید انجام دهید این است که روی Sign کلیک کنید.

پس از امضا، یک بنر در بالای سند ظاهر می شود که حاوی یک امضا است.

برای حذف این امضا، تنها کاری که باید انجام دهید ویرایش سند است. پس از ویرایش سند، امضا نامعتبر می شود. پس از ویرایش، پیامی ظاهر می شود که به شما اطلاع می دهد امضا حذف شده است.

این امر هم از امضاکننده و هم از یکپارچگی محتوا محافظت می کند.

این تمام کاری بود که برای اضافه کردن امضای دیجیتال به اسناد نیاز دارید. 

منبع مقاله : How To Geek